Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste2018-11-22T18:02:50+00:00

Päivitetty 22.11.2018

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja – Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 §

1. Rekisterinpitäjä

Oulun Ultra Oy (Y-tunnus 2916643-4).

Yhteystiedot

Oulun Ultra Oy

Hallituskatu 30

90100 Oulu

p. 0400-292848

ajanvaraus@oulunultra.fi

2. Tietosuojavastaava ja rekisteriasioista vastaava henkilö

Mika Nevalainen

Oulun Ultra Oy

Hallituskatu 30

90100 Oulu

radiologi@oulunultra.fi

3. Rekisterin nimi

Oulun Ultra

 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja voidaan käsitellä mm. seuraavia tarkoituksia varten:

  • Asiakkaan tunnistaminen, rekisteröinti ja asiakastietojen ylläpitäminen
  • Asiakassuhteen hoitaminen, kehittäminen, seuranta ja asiakkaalle viestiminen
  • Asiakkaan tietojen hallinnointi
  • Terveydenhuoltopalveluiden tuottaminen, seuranta ja raportointi
  • Tutkimusten ja hoidon suunnittelu, järjestäminen, seuranta sekä siihen liittyvä viestintä
  • Hoidon ja sen tulosten seuranta ammatillisen kehittymisen sekä hoidollisen laadun ja vaikuttavuuden mittaamiseksi, varmistamiseksi ja kehittämiseksi
  • Rekisterinpitäjän toiminnan suunnittelu, tilastointi ja kehittäminen
  • Rekisterinpitäjän ja sen yhteistyökumppaneiden palveluiden ja tuotteiden tarjonta ja markkinointi
  • Asiakkaan kiinnostustietojen sekä palveluihin ja palvelupisteisiin liittyvien valintojen, preferenssien ja toiveiden seuraaminen, analysointi ja profilointi sekä tähän liittyvä asiakaspalvelun ja -viestinnän kehittäminen
  • Laskutus, perintä sekä muut rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen edellyttämät tehtävät

Henkilötietojen käsittely perustuu henkilötietolain (523/1999) 8 ja 12 §:ään.

 5. Rekisterin tietosisältö

Osarekisterit ovat:

Perustiedot

  • Nimi, henkilötunnus, asiakasnumero, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja muut yhteystiedot, kieli, asiakkaan ilmoittama lähiomainen/alaikäisen asiakkaan huoltajat, huollettavat, talouden koko, asumistiedot ja asiakkaan tunnistamiseen liittyvät tiedot

Ajanvaraustiedot

  • Asiakas, päivä, ajankohta, paikka ja ajanvarauksen tarkoitus, ajanvaraaja ja varaamisajankohta, ajanvarauskanavaa ja välinettä koskevat tiedot

Potilastiedot

  • Potilaskertomustiedot, lähetteet, lausunnot ja muut potilasasiakirjat

Suostumukset, kiellot ja rajoitukset

  • Merkintä siitä, salliiko asiakas yhteisrekisteröinnin ja suostuuko asiakas tietojen luovuttamiseen hoitosuhteen niin edellyttäessä Oulun Ultra Oy:ssä toimivien terveydenhuollon ammattihenkilöiden välillä.
  • Asiakkaan antamat suostumukset, kiellot ja rajoitukset mitä tulee tietojen käsittelyyn ja luovutukseen, sähköiseen suoramarkkinointiin (esimerkiksi sähköposti-, tekstiviesti- ja muilla automaattisilla järjestelmillä suoritettava suoramarkkinointi) sekä muuhun markkinointiin liittyen

Palvelujen käyttö- ja ostotiedot, historiatiedot sekä lokitiedot

  • Palvelujen käyttö- ja ostotiedot sekä markkinoinnin ja viestinnän toteutustiedot eri asiointikanavissa
  • Eväste-tiedot, joiden perusteella voidaan tunnistaa asiakaskohtaisesti selain ja asiakkaan IP-osoite, jota asiakas käyttää sekä edellä mainitun tiedon perusteella sivut, joilla asiakas on vieraillut
  • Kanta-asiakastiedot
  • Yhteydenottohistoria
  • Ostotiedot
  • Lokitiedot, joilla voidaan tunnistaa asiakkaan tietoja käsitelleet henkilöt ja organisaatiot

Laskutusinformaatio

  • Maksajatiedot, maksutapatiedot, laskutusosoite

Asiakkaan itsestään ilmoittamat tiedot

  • Asiakkaan toimittamat ja tallentamat terveys- ja omahoitotiedot
  • Asiakaspalaute, asiakkuuteen liittyvät toiveet, tyytyväisyystiedot, kiinnostuksen kohteet, harrastustiedot, jäsenyys ja muut vastaavat tiedot
  • Palveluun liittyvät tyytyväisyystiedot, palautetiedot ja kommentit rekisterinpitäjän palveluista
  • Toiveisiin, valintoihin ja preferensseihin liittyvät tiedot ja tiedot asiakkaan haluamista palveluista tai tuotteista

Kolmansia koskevat ja kolmansilta saadut asiakasta koskevat tiedot

  • Tietoa henkilöistä ja toimintayksiköistä, jotka ovat hoitaneet asiakasta
  • Kolmansilta tahoilta saadut asiakasta koskevat tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasta koskevat tiedot saadaan pääasiallisesti asiakkaalta itseltään kun asiakas käyttää palvelua. Asiakasta koskevia tietoja voidaan saada myös asiakkaan salliessa kolmansien osapuolten rekistereistä sekä seuraavilta säännönmukaisilta tietolähteiltä:

  • Väestörekisteri
  • Syöpärekisteri
  • Terveyden ja hyvinvoinnin laitos
  • Asiakkaan profiilin liitetty henkilö
  • Asiakkaan lähiomainen tai huoltaja
  • Asiakkaan kotikunta
  • Tunnistamis-, varmennus-, osoite-, päivitys-, luottotieto-, maksunvälitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoava osapuoli
  • Toinen terveydenhuollon palveluiden
    tuottaja
  • Kolmas osapuoli, johon asiakas on sidoksissa jäsenyyden tai asiakassuhteen perusteella

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Asiakkaan henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmannelle osapuolelle asiakkaan nimenomaisella suostumuksella tai luovutukseen oikeuttavan lainsäännöksen nojalla.

Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa seuraaville tahoille:

  • Palvelun toteuttamiseen osallistuville palveluntarjoajille, kuten palvelun tarjoamiseen osallistuville lääkäreille sekä toisille terveydenhuollon palveluiden tuottajille, maksupalvelun ja perintäpalvelun tarjoajille ja tallennustilan tarjoajille
  • Viranomaisille siinä tapauksessa, että laki tai rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen etu niin vaatii
  • Rekisterinpitäjän tytär- ja osakkuusyhtiöille, tai rekisterin uudelle omistajalle tai osaomistajalle tai harjoittajalle ja heidän neuvonantajilleen yrityskaupan tai -järjestelyn yhteydessä

Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille sellaisessa muodossa, jonka perusteella yksittäisiä käyttäjiä ei voida tunnistaa, jolloin kyse ei ole henkilötiedoista.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Asiakastietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietoja säilytetään paperisena yhtiön hallinnoimassa kiinteistössä lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä.

Rekisteriin on pääsy vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla työntekijöillä ja muilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tehtävissään pääsyn tietokantaan.

Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille rekisterin sisältämiin tietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät.

Tietojen käyttöä valvotaan.

Rekisterinpitäjä järjestää tarkoituksenmukaista koulutusta salassapitovelvollisille työntekijöilleen ja muille henkilöille, joilla voi olla pääsy rekisteritietoihin.

10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti ja osoitetaan rekisterinpitäjälle, joka päättää tarkastusoikeudesta.

Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan kuvallisesta henkilötodistuksesta ennen tietojen antamista.

Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein.

Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta korkeintaan kerran vuodessa.

11. Tiedon korjaaminen

Asiakas voi päivittää omia perustietojaan, ajanvaraustietojaan sekä suostumuksiaan, preferenssejään, kieltojaan ja rajoituksiaan Oulun Ultra Oy:n toimipisteessä.

Siltä osin kuin rekisteröity tai käyttäjä voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, tai muun palvelun tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.

Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tehdään allekirjoitetulla asiakirjalla ja osoitetaan rekisterinpitäjälle, joka päättää korjaamisesta. Korjausvaatimus tulee yksilöidä ja perustella. Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan kuvallisesta henkilötodistuksesta, jos se on tarpeen ennen korjaamista.

12. Kielto-oikeus

Asiakas voi antaa Oulun Ultra Oy:lle sähköisen viestinnän tietosuojalain (516/2004) mukaisia sähköistä suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltää Oulun Ultra Oy:tä käyttämästä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointiin sekä peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa.

Asiakas voi myös antaa suostumukset suoramarkkinointiin kanavakohtaisesti (matkapuhelin, sähköposti). Asiakkaalla on mahdollisuus kieltää suoramarkkinointi eri kanavissa (puhelin, posti, sähköposti), markkinatutkimuskyselyt, palautekyselyt sekä tietojensa hyödyntäminen markkinointitarkoituksissa.

Jos asiakas ei anna lainkaan suostumuksia tai kieltää kaiken mahdollisen suoramarkkinoinnin, lähetetään asiakkaalle vain palveluiden toteuttamiseen ja asiakkuuden hoitoon liittyvää tarpeellista tietoa.

Asiakas voi hallinnoida omia suostumuksiaan ja kieltojaan asioimalla Oulun Ultra Oy:n toimipaikassa.

13. Evästeet ja muut seurantatyökalut

Käytämme sivuillamme evästeitä. Monet evästeistä ovat välttämättömiä sivuston toiminnan kannalta. Käytämme myös kolmannen osapuolen evästeitä sinua kiinnostavan markkinoinnin kohdentamiseen ja sivustomme käytön seurantaan.

Google Analytics -evästeet

Käytämme sivuston käytön seurantaan Google Analytics -palvelua. Google Analytics käyttää evästeitä ja siirtää esimerkiksi sivuvierailijan IP-osoitteen palvelimilleen. Emme tallenna tai näe yksittäisiin henkilöihin yhdistettäviä tietoja. Voit estää Google Analytics -evästeet selaimeesi ladattavalla lisäosalla.

Facebook Pixel

Sivullamme on käytössä Facebook Pixel -työkalu, jolla voimme seurata sivustomme käyttöä. Facebook voi yhdistää sivukäyntisi profiiliisi. Emme tallenna tai näe sinuun yhdistettäviä tietoja. Facebook Pixelin kautta voimme uudelleenmarkkinoida sivuillamme käyneille ihmisille heitä kiinnostavia palveluita. Voit kieltää Facebookin työkalun käytön täällä.

Google Ads Conversion Tracking

Sivullamme on käytössä Google Ads Conversion Tracking -työkalu, jolla voimme seurata sivustomme käyttöä ja ajanvarauksia. Emme tallenna tai näe yksittäisiin henkilöihin yhdistettäviä tietoja. Google Ads -työkalun kautta voimme uudelleenmarkkinoida sivuillamme käyneille ihmisille heitä kiinnostavia palveluita.

Voit milloin tahansa poistaa koneesellesi tallennetut evästeet.

14. Potilasasiamies

Oulun Ultra Oy:n potilasasiamies on:

Tiina Lehmuskoski

Sähköposti: autamme@potilasasiamies.fi

Puhelin:       +358 50 532 4653

Osoite:         Potilasasiamies Atlas, Piispansilta 9 B. 02230 Espoo

Potilasasiamiehen tehtävänä on:

  • neuvoa asiakkaita potilaan asemaan ja oikeuksiin liittyvissä asioissa
  • avustaa asiakasta muistutusten ja potilasvahinkoilmoitusten tekemisessä sekä mahdollisten kurinpito- ja oikeustoimien vireille panemisessa
  • tiedottaa potilaan oikeuksista sekä
  • toimia muutenkin potilaan oikeuksien edistämiseksi ja toteuttamiseksi
Käytämme evästeitä. Lue lisää. OK